Halo wikiters!
Keberhasilan dalam suatu proyek membutuhkan manajemen proyek yang baik. Manajemen proyek dibuat untuk meminimalisir atau menghindari adanya kegagalan dan risiko proyek (Noerlina, 2008). Manajemen proyek tersebut dapat membuat pekerjaan berjalan lebih efisien dan efektif sesuai tujuan yang sudah disepakati oleh klien serta stakeholders.
Sebenarnya apa itu manajemen proyek?
Menurut Soeharto 1999 dalam Dimyati & Nurjaman (2014), manajemen proyek merupakan proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota organisasi serta sumber daya lainnya sehingga dapat mencapai sasaran organisasi yang telah ditentukan sebelumnya.
Setiap proyek pasti akan mengalami kendala yang dapat mempengaruhi kualitas pekerjaan. Oleh karena itu, manajer proyek dalam membuat rencana untuk alokasi tugas, sumber daya, pencapaian, dan lain-lainnya harus mempertimbangkan tiga kendala utama atau constraint dalam manajemen proyek.
Tiga kendala utama inilah yang disebut Segitiga Manajemen Proyek (Project Management Triangle) atau Triple Constraints yang mengacu pada batasan ruang lingkup (scope), waktu (time), dan biaya (cost).
Komponen dalam Segitiga Manajemen Proyek ini tidak dapat berjalan sendiri-sendiri atau mementingkan salah satu komponennya saja. Keseimbangan diantara ketiganya sangat menentukan kualitas dari proyek yang dilaksanakan. Ketiga komponen tersebut harus berjalan bersama untuk mendukung keberhasilan proyek.
Terdapat dua keterkaitan yang berperan dalam Segitiga Manajemen Proyek.
Pertama, hubungan yang terjadi antara ruang lingkup dan dua komponen lainnya. Ruang lingkup berbanding lurus terhadap waktu dan biaya. Di mana ruang lingkup bergerak ke arah yang sama dengan dua komponen tersebut. Ketika ruang lingkup meningkat, maka waktu dan biaya harus meningkat juga sehingga penanganan pada proyek yang lebih besar dapat dilakukan.
Kedua, hubungan yang terjadi antara waktu dan biaya yang merupakan hubungan berbanding terbalik. Jika biaya perlu dipotong, maka batas waktu harus diperpanjang atau dengan menambah jam kerja. Namun, jika mengalami desakan waktu, maka dibutuhkan biaya ekstra untuk menyesuaikan waktu yang lebih pendek.
Keterkaitan dalam Segitiga Manajemen Proyek ini tidak dapat diubah. Seorang manajer harus mampu mengelola batasan tersebut dan menemukan kombinasi terbaik untuk pelaksanaan proyek yang dilakukan. Manajer proyek harus memiliki pemahaman yang baik tentang masing-masing komponen sehingga dapat mengakomodasi perubahan ketika berjalannya proyek.
Ruang Lingkup
Aspek ini mengacu pada kualitas, detail, dan semua tugas atau aktivitas pekerjaan yang perlu dilakukan dalam proses pengembangan proyek. Jika ruang lingkup tidak didefinisikan dengan benar, maka ruang lingkup dapat meluas selama tahap pelaksanaan karena aktivitas yang tidak direncanakan dengan baik atau dikenal dengan istilah scope creep.
Elemen-elemen dalam ruang lingkup mencakup:
- Kompleksitas proyek
- Kualitas keluaran
- Kuantitas produk jadi
- Tingkat detail
- Kekuatan
- Jumlah dan kompleksitas fitur
Waktu
Setiap proyek memiliki batas waktu dalam penyelesaiannya. Penentuan batasan waktu pada umumnya dilakukan pada fase inisiasi dan perencanaan proyek untuk mengembangkan jadwal yang berisi durasi dari semua kegiatan proyek.
Menurut buku berjudul “Project Management Body of Knowledge (PMBOK)”, proses penanganan waktu dalam manajemen proyek terdiri dari:
- Plan Schedule Management (Manajemen Perencanaan Jadwal)
- Define Activities (Pendefinisian Kegiatan)
- Sequence Activities (Urutan Kegiatan)
- Estimate Activity Resources (Estimasi Sumber daya Kegiatan)
- Estimate Activity Durations (Estimasi Durasi atau Jangka Waktu Kegiatan)
- Develop Schedule (Pengembangan Jadwal)
- Control Schedule (Pengendalian Jadwal)
Biaya
Setiap proyek memerlukan biaya dalam pelaksanaannya. Biaya tersebut tidak terbatas pada nilai secara literal. Sering disebut juga sebagai sumber daya. Komponen biaya atau sumber daya mencakup lebih dari sekadar uang secara harfiah, tetapi umumnya segala sesuatu dalam titik ini yang dapat dikaitkan kembali dengan nilai finansial. Biaya-biaya tersebut diantaranya seperti biaya tenaga kerja, biaya peralatan, dan biaya-biaya sumber daya lainnya.
Beberapa proses dalam penanganan biaya:
- Cost Estimating, estimasi biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
- Cost Budgeting, penganggaran biaya yang menggabungkan estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan, paket pekerjaan, dan biaya-biaya kegiatan lainnya sehingga membentuk suatu rencana biaya yang sistematis.
- Cost Control, pengendalian biaya terhadap faktor-faktor yang mengakibatkan fluktuasinya biaya.
Setelah memahami apa itu Segitiga Manajemen Proyek, terdapat beberapa kiat tentang cara menggunakannya dengan baik dalam pekerjaan proyek (Team Asana, 2022).
1. Menetapkan goals yang jelas
Mendefinisikan tujuan proyek dan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan agar proyek yang dilaksanakan berhasil sesuai kualitas yang disepakati merupakan hal yang penting. Dalam industri yang sering terpengaruh kompleksitas yang tidak terduga, seperti konstruksi dan teknik, kontrak akan mencakup elemen khusus yang dapat membantu manajer proyek dan stakeholders agar memiliki pemahaman yang sama sebelum proyek dimulai.
2. Pilih prioritas
Konsep sentral di balik Segitiga Manajemen Proyek adalah tidak ada proyek yang dapat berhasil dengan tiga komponen yang terlalu kaku. Setidaknya, satu komponen harus fleksibel sehingga dapat disesuaikan saat diperlukan.
Jika yang diprioritaskan adalah biaya, hambatan tak terduga dapat diatasi dengan memperpanjang waktu alih-alih mempekerjakan lebih banyak tenaga kerja. Namun, jika waktu klien tidak fleksibel, maka sebaiknya terdapat biaya tambahan yang telah disetujui sebelumnya sehingga dapat memiliki sumber daya lebih tanpa menunda produksi.
3. Update informasi terbaru
Setelah menetapkan rencana yang sudah disepakati mencakup penyesuaian ruang lingkup, waktu, dan biaya untuk berbagai keadaan potensial, pastikan untuk terus memberikan informasi kepada stakeholders tentang perubahan dan prediksi selama berjalannya proyek.
Jika seorang pemasok memberi tahu bahwa mereka kehabisan sumber daya yang diperlukan, beri tahu pelanggan dan pemilik proyek bahwa ada potensi penundaan.
Jadi, apakah kamu sudah paham mengenai pentingnya Segitiga Manajemen Proyek itu?
Yang perlu diingat oleh wikiters adalah meskipun terdapat berbagai faktor yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek, tetapi model Segitiga Manajemen Proyek ini menjadi salah satu parameter yang dapat digunakan untuk menganalisis dan memahami kesulitan yang mungkin terjadi saat pelaksanaan proyek.
Arianie, G. P., & Puspitasari, N. B. (2017). Perencanaan Manajemen Proyek dalam Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Sumber Daya Perusahaan (Studi Kasus : Qiscus Pte Ltd). Undip: Jurnal Teknik Industri, 12(3), 189-196.
Arsana. (2022). Apa itu segitiga manajemen proyek itu bagaimana hal ini dapat membantu tim Anda?. Dilansir dari asana.com.
Kho, B. (2017). Segitiga Manajemen Proyek dan Tahapan Manajemen Proyek. Dilansir dari ilmumanajemenindustri.com.
Kunnathur, Mohamad. (2020). Applying Artificial Intelligence Techniques in Project Management. 10.13140/RG.2.2.15113.39526.
Noerlina. (2008). Perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Online Bisnis. Jurnal Piranti Warta, 11 (3). pp. 440-450. ISSN 1411 – 2221.
Thelogique. (2021). Mengenal Teori Triple Constraints dalam Manajemen Proyek. Dilansir dari www.logique.co.id.
